Законодательство Москва Законы Постановления Распоряжения Определения Решения Положения Приказы Все документы Указы Уставы Протесты Представления РАСПОРЯЖЕНИЕ префекта Зеленоградского АО г. Москвы от 10.10.2008 № 823-рп "ОБ ИТОГАХ СОЗДАНИЯ ЕДИНОЙ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ И ПЛАНАХ ПО ЕЕ ДАЛЬНЕЙШЕМУ РАЗВИТИЮ" (вместе с "ПЛАНОМ РАЗВИТИЯ ЕДИНОЙ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ НА 2008-2009 ГОДЫ", "ПЛАНОМ ВНЕДРЕНИЯ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В ГУИС", "РЕГЛАМЕНТОМ ПРОМЫШЛЕННОЙ ЭКСПЛУАТАЦИИ МОДУЛЯ "СЛУЖЕБНАЯ КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ", "РЕГЛАМЕНТОМ ПРОМЫШЛЕННОЙ ЭКСПЛУАТАЦИИ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ "ОБРАЩЕНИЯ ЧЕРЕЗ ИНТЕРНЕТ" (ИНТЕРНЕТ И WAP-ВЕРСИИ ПОРТАЛА)", "РЕГЛАМЕНТОМ ЭКСПЛУАТАЦИИ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ "ОДНО ОКНО", "РЕГЛАМЕНТОМ ЭКСПЛУАТАЦИИ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ "ПИСЬМА ГРАЖДАН", "РЕГЛАМЕНТОМ ЭКСПЛУАТАЦИИ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ "РАСПОРЯЖЕНИЯ ПРЕФЕКТА" ДЛЯ ПОДГОТОВКИ ДОКУМЕНТОВ В ПОСЛЕДНЕЙ РЕДАКЦИИ С ВНЕСЕННЫМИ ИЗМЕНЕНИЯМИ", "РЕГЛАМЕНТОМ СОЗДАНИЯ СВЯЗЕЙ МЕЖДУ ДОКУМЕНТАМИ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ "РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ВЫШЕСТОЯЩИХ ОРГАНИЗАЦИЙ" И "СЛУЖЕБНАЯ КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ", "ВРЕМЕННЫМ РЕГЛАМЕНТОМ ОПЫТНОЙ ЭКСПЛУАТАЦИИ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ ОБРАБОТКИ SMS/MMS-ОБРАЩЕНИЙ В ПРЕФЕКТУРУ", "ВРЕМЕННЫМ РЕГЛАМЕНТОМ ПОТОКОВОГО СКАНИРОВАНИЯ ВХОДЯЩЕЙ И ИСХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ ПРЕФЕКТУРЫ") Официальная публикация в СМИ: публикаций не найдено ------------------------------------------------------------------ --> примечание. Начало действия документа - 10.10.2008. ------------------------------------------------------------------ ПРАВИТЕЛЬСТВО МОСКВЫ ПРЕФЕКТ ЗЕЛЕНОГРАДСКОГО АДМИНИСТРАТИВНОГО ОКРУГА ГОРОДА МОСКВЫ РАСПОРЯЖЕНИЕ от 10 октября 2008 г. № 823-рп ОБ ИТОГАХ СОЗДАНИЯ ЕДИНОЙ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ И ПЛАНАХ ПО ЕЕ ДАЛЬНЕЙШЕМУ РАЗВИТИЮ Во исполнение распоряжения префекта от 27.12.2002 № 1726-рп "О создании электронного документооборота в префектуре и районных управах Зеленоградского административного округа в 2003 г." для обеспечения деятельности органов исполнительной власти Зеленограда в 2003 году была проведена работа по созданию Единой автоматизированной системы документационного обеспечения управления (ЕАСДОУ) и вводу в промышленную эксплуатацию (акт № 3/2 сдачи-приемки работ по договору № 32-1/2003 от 17.03.2003). В соответствии с распоряжением префекта от 03.03.2006 № 228-рп "О ходе работ по развитию электронного документооборота в системе управления Зеленограда", с целью обеспечения безопасности обработки информации, подготовки государственных служащих для работы в ЕАСДОУ, реализации новых возможностей за период с 2006 года осуществлен комплекс организационно-технологических мероприятий. В системе управления кадрами реализован механизм информирования об увольнении и приеме на работу сотрудников префектуры для оперативной блокировки и создания учетных записей пользователей ЕАСДОУ, внесены изменения в должностные регламенты государственных служащих префектуры и управ районов, сформированы требования к аттестации сотрудников префектуры и управ в части использования ЕАСДОУ. Также создан модуль мониторинга использования сотрудниками префектуры информационных ресурсов ЕАСДОУ, формирующий историю работы сотрудников в системе документооборота. В сфере обеспечения безопасности ЕАСДОУ внедрена систематическая процедура генерации и замены паролей входа в соответствии с требованиями распоряжения префекта № 120-рп от 04.02.2005, разработан регламент подключения к ресурсам ЕАСДОУ дополнительных автоматизированных рабочих мест, а также принимаемых на работу сотрудников. Для расширения технического потенциала развития ЕАСДОУ закуплено и введено в эксплуатацию серверное оборудование, организовано автоматическое ежедневное резервное копирование информации ЕАСДОУ в электронную дисковую библиотеку. Все оборудование размещено в Центре обработки данных префектуры, обеспечивающем необходимые условия электроснабжения, климат-контроля, контроля доступа в помещение. Дальнейшее развитие производительности ЕАСДОУ связано с тонкой настройкой функционирования ЛВС, серверного и клиентского оборудования, устранения узких мест программного обеспечения. В целях проверки исполнения требований Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных", приказа префекта № 211-пп от 21.07.2008, распоряжения префекта от 18.01.2008 № 22-рп "О результатах работ по созданию системы защиты информации за 2006-2007 гг. и задачах на 2008 г." была проведена комплексная проверка префектуры, управ и муниципалитетов Зеленоградского округа. Финансирование эксплуатации и модернизации ЕАСДОУ ведется за счет средств традиционного бюджета. Для этого во исполнение постановления Правительства Москвы от 24.06.2003 № 496-ПП "О единой системе классификации и кодирования и едином реестре информационных ресурсов и систем города Москвы" ЕАСДОУ была внесена в Реестр информационных ресурсов и систем города Москвы (регистрационное свидетельство № СОО 103 от 04.11.2003). С учетом постоянной динамики модернизации и расширения ЕАСДОУ реализована процедура регулярного формирования и согласования паспорта ЕАСДОУ и формирования сметы на эксплуатацию. За период с 2006 года также были созданы новые информационные ресурсы. Введены в эксплуатацию с технологией электронного документооборота модули "Проекты распорядительных документов", "Письма граждан", "Прием населения", "Входящая служебная корреспонденция", "Исходящая служебная корреспонденция", "Часто задаваемые вопросы использования ЕАСДОУ и других автоматизированных систем префектуры", тач-скрин управления по работе с обращениями граждан; база данных для регистрации документов, выдаваемых вне режима "одного окна". За отчетный период дважды производился залповый ввод образов распоряжений префекта в электронную библиотеку документов - первоначально за период с 2001 по 2005 г., затем за 1996-2001 гг. В настоящее время электронная библиотека префектуры содержит более 40000 многостраничных документов. В целях дальнейшего развития единой автоматизированной системы документационного обеспечения управления, интеграции с окружными организациями, реализации режима "одного окна": 1. Одобрить накопленный опыт и ход работ по развитию единой автоматизированной системы документационного обеспечения управления (далее - ЕАСДОУ) в 2006-2008 годах. 2. Утвердить План развития ЕАСДОУ на 2008-2009 годы (приложение 1). 3. Утвердить План внедрения автоматизированной системы документационного обеспечения управления в ГУ "Инженерная служба" (приложение 2). 4. Утвердить регламенты промышленной эксплуатации модулей "Входящая служебная корреспонденция" и "Исходящая служебная корреспонденция", "Обращения через Интернет", "Одно окно", "Письма граждан" (приложения 3, 4, 5, 6). 5. Утвердить Регламент эксплуатации информационной системы "Распоряжения префекта" для подготовки документов в последней редакции с внесенными изменениями (приложение 7), Регламент создания связей между документами информационных систем "Распорядительные документы вышестоящих организаций" и "Служебная корреспонденция" (приложение 8), Временный регламент опытной эксплуатации информационной системы обработки SMS/MMS-обращений в префектуру (приложение 9), Временный регламент потокового сканирования входящей и исходящей корреспонденции префектуры (приложение 10). 6. Отменить действие распоряжения префекта от 14.01.2005 № 15-рп в части исполнения регламентов информационных систем "Обращения через Интернет", "Распоряжения префекта", "Одно окно", "Письма граждан" в связи с вводом в действие уточненных регламентов по п. 5 настоящего распоряжения. 7. Руководителю аппарата префектуры Г.Н. Дымочка совместно с начальником отдела службы "одного окна" и информатизации (Коробова А.Н.) в срок до 01.01.2009 провести анализ сокращения расхода бумажных носителей при работе в системе электронного документооборота и оценить возможность исключения создания бумажных копий. 8. Отделу службы "одного окна" и информатизации (Коробова А.Н.): 8.1. В срок до 01.06.2009 организовать проведение аудита архитектуры ЕАСДОУ с целью определения основных направлений ее оптимизации и увеличения быстродействия обработки информации в ЕАСДОУ. 8.2. В срок до 01.12.2008 подготовить рабочие места и пользовательскую документацию и развернуть модуль "Служебная корреспонденция подразделений" в управлениях и отделах префектуры в соответствии с графиком по приложению 11. 8.3. В срок до 01.11.2008 подготовить запрос в Управление информатизации г. Москвы о финансировании работ по сканированию архива ГУ "Инженерная служба" в соответствии с п. 7. 8.4. В срок до 01.11.2008 подготовить предложения по созданию базы данных поэтажных планов зданий и сооружений в среде ГИС-Зеленоград и ее использованию ГУ ИС для решения задач эксплуатации зданий и сооружений. 8.5. Совместно с Управлением по организации работы с документами и обращениями граждан (Московкин В.Г.) в срок до 01.06.2009 разработать систему кластерной и интеллектуальной обработки обращений по вопросам, поступающим в префектуру и управы районов, ОДС с использованием геоинформационной системы для выявления взаимосвязей обращений и системного их решения. 9. Начальнику Управления экономики и перспективного развития Истратовой Е.Н. предусмотреть в 2009 году средства в размере 1500 тыс. руб. на выполнение мероприятий по пп. 8.1, 8.4, 8.5 за счет дополнительных расходов бюджета, финансируемых с окружного уровня. 10. Руководителю Контрольно-организационного управления (Америков В.Г.) обеспечить контроль над исполнением регламентов "Эксплуатация информационной системы "Распоряжения префекта" для подготовки документов в последней редакции с внесенными изменениями" и "Создание связей между документами информационных систем "Распорядительные документы вышестоящих организаций" и "Служебная корреспонденция". 11. Руководителю ГУ "Инженерная служба" (Стрельбицкий В.Т.), ГУ "Озеленение и благоустройство" (Елманов В.Н.) в срок до 01.04.2009 организовать внедрение ЕАСДОУ и обеспечить выполнение требований распоряжения префекта от 18.02.2008 № 22-рп "О результатах работ по созданию системы защиты информации на 2006-2007 гг. и задачах на 2008 г.". 12. Руководителям подразделений префектуры в срок с 01.12.2008 обеспечить сканирование и размещение образов всей входящей и исходящей корреспонденции подразделений в информационной системе "Служебная корреспонденция подразделений". 13. Главам управ районов Матушкино-Савелки, Панфиловского, Крюково (Ласточкин В.П., Чеботарев А.В., Бодаданов Д.А.), директору ГУ "Инженерная служба" (Стрельбицкий В.Т.), директору ГУ "Озеленение и благоустройство" (Елманов В.Н.) обеспечить сканирование и размещение в ЕАСДОУ всех ответов, справок и других материалов, подготавливаемых по поручениям префектуры и управ районов. 14. Контроль выполнения настоящего распоряжения возложить на первого заместителя префекта Михальченкова А.И. О ходе выполнения распоряжения доложить префекту в срок до 30.12.2009. Префект А.Н. Смирнов Приложение 1 к распоряжению префекта Зеленоградского АО г. Москвы от 10 октября 2008 г. № 823-рп ПЛАН РАЗВИТИЯ ЕДИНОЙ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ НА 2008-2009 ГОДЫ -----T-----------------------------------T------------------¬ ¦№ ¦Наименование работ ¦Отчетные документы¦ ¦п/п ¦ ¦ ¦ +----+-----------------------------------+------------------+ ¦ ¦IV квартал 2008 г. ¦ +----+-----------------------------------T------------------+ ¦1.1.¦Ввод в действие регламента ¦Ведомость обучения¦ ¦ ¦подготовки распоряжений префекта ¦ ¦ ¦ ¦в последней редакции с внесенными ¦ ¦ ¦ ¦изменениями. Модернизация модуля ¦ ¦ ¦ ¦"Распоряжения префекта" ¦ ¦ +----+-----------------------------------+------------------+ ¦1.2.¦Ввод в тестовую эксплуатацию ¦Технический акт ¦ ¦ ¦средств интеграции модулей ¦ ¦ ¦ ¦"Служебная корреспонденция" ¦ ¦ ¦ ¦и "Распорядительные документы" ¦ ¦ ¦ ¦для создания связей между ¦ ¦ ¦ ¦документами общей тематики. ¦ ¦ ¦ ¦Модернизация модулей ¦ ¦ ¦ ¦"Распорядительные документы" ¦ ¦ ¦ ¦и "Служебная корреспонденция" ¦ ¦ +----+-----------------------------------+------------------+ ¦1.3.¦Внедрение в тестовую эксплуатацию ¦Технический акт ¦ ¦ ¦модулей регистрации исходящей ¦ ¦ ¦ ¦корреспонденции подразделений ¦ ¦ ¦ ¦префектуры ¦ ¦ +----+-----------------------------------+------------------+ ¦1.4.¦Модернизация модулей службы "одного¦Технический акт ¦ ¦ ¦окна" и "Обращение через Интернет" ¦ ¦ ¦ ¦для реализации уведомлений ¦ ¦ ¦ ¦для зарегистрированных ¦ ¦ ¦ ¦пользователей SMS-сервисов ¦ ¦ +----+-----------------------------------+------------------+ ¦1.5.¦Создание системы ¦Технический акт ¦ ¦ ¦автоматизированного контроля ¦ ¦ ¦ ¦прохождения корреспонденции ¦ ¦ +----+-----------------------------------+------------------+ ¦1.6.¦Модернизация модулей ПН, ПГ, ОИ, ¦Технический акт ¦ ¦ ¦Факсы. РД, проекты РД, СК для ¦ ¦ ¦ ¦формирования единого формата ¦ ¦ ¦ ¦регистрации событий изменения РКК ¦ ¦ +----+-----------------------------------+------------------+ ¦1.7.¦Сверка и актуализация справочников ¦Акт ¦ ¦ ¦исполнителей, учетных записей ¦ ¦ ¦ ¦с информацией, предоставленной ¦ ¦ ¦ ¦отделом кадров ¦ ¦ +----+-----------------------------------+------------------+ ¦ ¦I квартал 2009 г. ¦ +----+-----------------------------------T------------------+ ¦2.1 ¦Внедрение в тестовую эксплуатацию ¦Технический акт ¦ ¦ ¦модуля SMS/MMS-обращений ¦ ¦ ¦ ¦в префектуру ¦ ¦ +----+-----------------------------------+------------------+ ¦2.2.¦Внедрение в опытную эксплуатацию ¦Технический акт ¦ ¦ ¦модулей регистрации исходящей ¦ ¦ ¦ ¦корреспонденции подразделений ¦ ¦ ¦ ¦префектуры ¦ ¦ +----+-----------------------------------+------------------+ ¦2.3.¦Интеграция системы электронного ¦Технический акт ¦ ¦ ¦документооборота префектуры ¦ ¦ ¦ ¦с системой документооборота ГУИС ¦ ¦ +----+-----------------------------------+------------------+ ¦2.4.¦Проведение мероприятий ¦Технический акт ¦ ¦ ¦по подготовке серверов ЕАСДОУ ¦ ¦ ¦ ¦к обеспечению защищенного Интернет-¦ ¦ ¦ ¦доступа к служебным модулям ¦ ¦ +----+-----------------------------------+------------------+ ¦2.5 ¦Создание механизма формирования ¦Технический акт ¦ ¦ ¦сводных напоминаний ¦ ¦ ¦ ¦для ответственных исполнителей ¦ ¦ +----+-----------------------------------+------------------+ ¦2.6.¦Подготовка плана мероприятий ¦План мероприятий ¦ ¦ ¦по устранению выявленных нарушений ¦ ¦ ¦ ¦в ходе комплексной проверки ¦ ¦ ¦ ¦префектуры, управ и муниципалитетов¦ ¦ ¦ ¦Зеленоградского округа исполнения ¦ ¦ ¦ ¦требований Федерального закона ¦ ¦ ¦ ¦от 27.07.2006 № 152-ФЗ ¦ ¦ ¦ ¦"О персональных данных", приказа ¦ ¦ ¦ ¦префекта № 211-пп от 21.07.2008, ¦ ¦ ¦ ¦распоряжения префекта от 18.01.2008¦ ¦ ¦ ¦№ 22-рп "О результатах работ ¦ ¦ ¦ ¦по созданию системы защиты ¦ ¦ ¦ ¦информации за 2006-2007 гг. ¦ ¦ ¦ ¦и задачах на 2008 г." ¦ ¦ +----+-----------------------------------+------------------+ ¦2.7.¦Сверка и актуализация справочников ¦Акт ¦ ¦ ¦исполнителей, учетных записей ¦ ¦ ¦ ¦с информацией, предоставленной ¦ ¦ ¦ ¦отделом кадров ¦ ¦ +----+-----------------------------------+------------------+ ¦ ¦II квартал 2009 г. ¦ +----+-----------------------------------T------------------+ ¦3.1.¦Внедрение в тестовую эксплуатацию ¦Технический акт ¦ ¦ ¦средств интеграции с системой ¦ ¦ ¦ ¦управления контрактами ¦ ¦ +----+-----------------------------------+------------------+ ¦3.2.¦Внедрение в промышленную ¦Технический акт ¦ ¦ ¦эксплуатацию модулей регистрации ¦ ¦ ¦ ¦исходящей корреспонденции ¦ ¦ ¦ ¦подразделений префектуры ¦ ¦ +----+-----------------------------------+------------------+ ¦3.3.¦Внедрение в опытную эксплуатацию ¦Технический акт ¦ ¦ ¦модуля SMS/MMS-обращений ¦ ¦ ¦ ¦в префектуру ¦ ¦ +----+-----------------------------------+------------------+ ¦3.4.¦Проработка вопроса установки ¦Технический акт, ¦ ¦ ¦рабочих мест ЕАСДОУ ¦ведомость обучения¦ ¦ ¦в муниципалитетах и окружных ¦ ¦ ¦ ¦управлениях Зеленоградского АО ¦ ¦ ¦ ¦(анализ технических возможностей, ¦ ¦ ¦ ¦заключение соглашения ¦ ¦ ¦ ¦об информационном обмене и др.). ¦ ¦ ¦ ¦Подключение пользователей ¦ ¦ ¦ ¦муниципалитетов и окружных ¦ ¦ ¦ ¦управлений к системе ¦ ¦ ¦ ¦документооборота (при возможности ¦ ¦ ¦ ¦выполнения организационно- ¦ ¦ ¦ ¦технических условий подключения) ¦ ¦ +----+-----------------------------------+------------------+ ¦3.5.¦Аудит работы в системе электронного¦Отчет ¦ ¦ ¦документооборота сотрудников ¦ ¦ ¦ ¦префектуры ¦ ¦ +----+-----------------------------------+------------------+ ¦3.6.¦Разработка системы кластерной ¦Отчеты ¦ ¦ ¦и интеллектуальной обработки ¦с определением ¦ ¦ ¦обращений по вопросам, поступающим ¦зависимостей ¦ ¦ ¦в префектуру и управы районов, ОДС ¦ ¦ ¦ ¦с использованием геоинформационной ¦ ¦ ¦ ¦системы для выявления взаимосвязей ¦ ¦ ¦ ¦обращений и системного их решения ¦ ¦ +----+-----------------------------------+------------------+ ¦3.7.¦Сверка и актуализация справочников ¦Акт ¦ ¦ ¦исполнителей, учетных записей ¦ ¦ ¦ ¦с информацией, предоставленной ¦ ¦ ¦ ¦отделом кадров ¦ ¦ +----+-----------------------------------+------------------+ ¦ ¦III квартал 2009 г. ¦ +----+-----------------------------------T------------------+ ¦4.1.¦Внедрение в опытную эксплуатацию ¦Технический акт ¦ ¦ ¦средств интеграции с системой ¦ ¦ ¦ ¦управления контрактами ¦ ¦ +----+-----------------------------------+------------------+ ¦4.2.¦Генерация и замена паролей входа ¦Отметка в журнале ¦ ¦ ¦в среду Лотус в соответствии ¦регистрации ¦ ¦ ¦с Положением по организации ¦паролей ¦ ¦ ¦парольной защиты при работе ¦ ¦ ¦ ¦на объектах информатизации ¦ ¦ ¦ ¦префектуры Зеленоградского ¦ ¦ ¦ ¦административного округа города ¦ ¦ ¦ ¦Москвы (утв. распоряжением префекта¦ ¦ ¦ ¦№ 120-рп от 04.02.2005) ¦ ¦ +----+-----------------------------------+------------------+ ¦4.3.¦Внедрение в промышленную ¦Технический акт ¦ ¦ ¦эксплуатацию модуля SMS/MMS- ¦ ¦ ¦ ¦обращений в префектуру ¦ ¦ +----+-----------------------------------+------------------+ ¦4.4.¦Сверка и актуализация справочников ¦Акт ¦ ¦ ¦исполнителей, учетных записей ¦ ¦ ¦ ¦с информацией, предоставленной ¦ ¦ ¦ ¦отделом кадров ¦ ¦ +----+-----------------------------------+------------------+ ¦ ¦IV квартал 2009 г. ¦ +----+-----------------------------------T------------------+ ¦5.1.¦Разработка и согласование плана ¦План ¦ ¦ ¦развития ЕАСДОУ на 2010 г. ¦ ¦ +----+-----------------------------------+------------------+ ¦5.2.¦Внедрение в промышленную ¦Технический акт ¦ ¦ ¦эксплуатацию средств интеграции ¦ ¦ ¦ ¦с системой управления контрактами ¦ ¦ +----+-----------------------------------+------------------+ ¦5.3.¦Сверка и актуализация справочников ¦Акт ¦ ¦ ¦исполнителей, учетных записей ¦ ¦ ¦ ¦с информацией, предоставленной ¦ ¦ ¦ ¦отделом кадров ¦ ¦ L----+-----------------------------------+------------------- Приложение 2 к распоряжению префекта Зеленоградского АО г. Москвы от 10 октября 2008 г. № 823-рп ПЛАН ВНЕДРЕНИЯ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В ГУИС -----T-----------------------------------T------------------¬ ¦№ ¦Наименование работ ¦Отчетные документы¦ ¦п/п ¦ ¦ ¦ +----+-----------------------------------+------------------+ ¦ ¦IV квартал 2008 г. ¦ +----+-----------------------------------T------------------+ ¦1. ¦Обследование ГУИС. Подготовка ¦Предложения ¦ ¦ ¦предложений по адаптации системы ¦ ¦ ¦ ¦электронного документооборота ¦ ¦ ¦ ¦к требованиям ГУИС ¦ ¦ +----+-----------------------------------+------------------+ ¦2. ¦Развертывание локальной версии ¦Акт ¦ ¦ ¦системы электронного ¦Ведомость обучения¦ ¦ ¦документооборота в канцелярии ГУИС ¦ ¦ +----+-----------------------------------+------------------+ ¦3. ¦Подготовка предложений по закупке ¦Предложения ¦ ¦ ¦специализированных модулей системы ¦ ¦ ¦ ¦электронного документооборота ¦ ¦ ¦ ¦по обеспечению производственной ¦ ¦ ¦ ¦деятельности: диспетчеризация, ¦ ¦ ¦ ¦договоры, планирование и другое - ¦ ¦ ¦ ¦к требованиям ГУ ИС ¦ ¦ +----+-----------------------------------+------------------+ ¦ ¦I квартал 2009 г. ¦ +----+-----------------------------------T------------------+ ¦4. ¦Подготовка заявки в Управление ¦Акт ¦ ¦ ¦информатизации города Москвы ¦ ¦ ¦ ¦на закупку аппаратных средств, ¦ ¦ ¦ ¦необходимых для функционирования ¦ ¦ ¦ ¦системы электронного документа ¦ ¦ ¦ ¦и специализированных модулей ¦ ¦ ¦ ¦(в случае положительного решения ¦ ¦ ¦ ¦вопроса по п. 3) ¦ ¦ +----+-----------------------------------+------------------+ ¦5. ¦Закупка программного обеспечения ¦Акт ¦ ¦ ¦и его внедрение на базе локальной ¦ ¦ ¦ ¦вычислительной сети ГУИС ¦ ¦ +----+-----------------------------------+------------------+ ¦ ¦II квартал 2009 г. ¦ +----+-----------------------------------T------------------+ ¦6. ¦Развертывание первой очереди ¦Акт ¦ ¦ ¦распределенной системы ¦Ведомость обучения¦ ¦ ¦электронного документооборота (12 ¦ ¦ ¦ ¦рабочих мест) ¦ ¦ +----+-----------------------------------+------------------+ ¦7. ¦Сканирование архива ГУИС. Создание ¦Акт ¦ ¦ ¦БД поэтажных планов зданий ¦ ¦ ¦ ¦и сооружений в среде ГИС - ¦ ¦ ¦ ¦Зеленоград (первая очередь) ¦ ¦ +----+-----------------------------------+------------------+ ¦ ¦III квартал 2009 г. ¦ +----+-----------------------------------T------------------+ ¦8. ¦Развертывание второй очереди ¦Акт ¦ ¦ ¦распределенной системы ¦Ведомость обучения¦ ¦ ¦электронного документооборота ¦ ¦ ¦ ¦(руководители, канцелярия, ¦ ¦ ¦ ¦бухгалтерия) ¦ ¦ +----+-----------------------------------+------------------+ ¦9. ¦Интеграция с системой ¦Акт ¦ ¦ ¦документооборота префектуры ¦ ¦ +----+-----------------------------------+------------------+ ¦ ¦IV квартал 2009 г. ¦ +----+-----------------------------------T------------------+ ¦10. ¦Внедрение технологии безбумажного ¦Акт ¦ ¦ ¦документооборота при работе ¦ ¦ ¦ ¦с документами внутри ГУИС ¦ ¦ +----+-----------------------------------+------------------+ ¦11. ¦Расчет потребности в ¦Заявка ¦ ¦ ¦финансировании на обслуживание ¦ ¦ ¦ ¦системы по п. 3. Подготовка заявки ¦ ¦ ¦ ¦в Управлении информатизации г. ¦ ¦ ¦ ¦Москвы (при положительном решении ¦ ¦ ¦ ¦вопроса по п. 3) ¦ ¦ L----+-----------------------------------+------------------- Приложение 3 к распоряжению префекта Зеленоградского АО г. Москвы от 10 октября 2008 г. № 823-рп РЕГЛАМЕНТ ПРОМЫШЛЕННОЙ ЭКСПЛУАТАЦИИ МОДУЛЯ "СЛУЖЕБНАЯ КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ" Настоящий регламент определяет порядок организационного, документационного и информационного обеспечения работы префектуры со служебной корреспонденцией. Регламент разработан в соответствии с регламентом Правительства Москвы, утвержденным постановлением Правительства Москвы от 21 февраля 2006 года № 112-ПП. Все положения настоящего регламента, требующие использования ЭЦП, обязательны только для лиц, имеющих действующие ключи e-token. Настоящий регламент действует в соответствии с распоряжением префекта Зеленоградского АО № РП-7/8 от 01.06.2008 "О вводе в эксплуатацию технологии безбумажного документооборота служебной корреспонденции" о передаче модуля "Служебная корреспонденция" в промышленную эксплуатацию. Модуль "Служебная корреспонденция" (входящая) Общие положения СК ЕАСДОУ префектуры Зеленограда обеспечивает переход на технологию безбумажного документооборота при обработке служебной корреспонденции. Постановлением Правительства РФ № 65 от 28.01.2002 "О федеральной целевой программе "Электронная Россия на 2002-2010 годы", распоряжением Мэра Москвы от 20 июля 2001 года № 715-РМ "О разработке комплексной программы движения Москвы к информационному обществу" отмечается приоритетность для информатизации городского управления внедрения современной автоматизированной системы документооборота и делопроизводства. В соответствии с данным постановлением в префектуре ЗелАО была начата подготовка и проведение работ по созданию системы электронного документооборота (распоряжение префекта № 1726-рп от 27.12.2002 "О создании электронного документооборота в префектуре и районных управах Зеленоградского округа в 2003 г."). Были введены в эксплуатацию отдельные модули ЕАСДОУ ЗелАО. Ввод в опытную, а затем промышленную эксплуатацию модуля СК был осуществлен в соответствии с распоряжениями префекта ЗелАО № РП-228/6 от 03.03.2006 "О ходе работ по развитию электронного документооборота в системе управления Зеленограда" и № РП-7/8 от 01.06.2008 "О вводе в эксплуатацию технологии безбумажного документооборота служебной корреспонденции". Эксплуатация модуля СК ЕАСДОУ и операции по обработке служебной корреспонденции обеспечиваются подразделениями префектуры ЗелАО и управ районов ЗелАО: Управлением по организации работы с документами и обращениями граждан, секретариатом заместителей префектов и управ. Требования к порядку работы с модулем "Служебная корреспонденция" Модуль СК ЕАСДОУ предназначен для регистрации, обработки и контроля исполнения поручений по служебной корреспонденции. СК ЕАСДОУ предоставляет специалистам префектуры Зеленоградского АО, управ и организаций информацию об интересующих их документах, ходе и результатах их исполнения, обеспечивает контроль сроков исполнения документов, а также позволяет создавать статистические отчеты об исполнении обращений. Основные функции по работе с автоматизированной системой осуществляют специалисты Управления по организации работы с документами и обращениями граждан префектуры Зеленоградского АО и секретари заместителей префекта (специалисты управы). Прием обращений на имя префекта и его заместителей для первичной обработки и регистрации специалистами осуществляется по адресу: Зеленоград, Центральный проспект, д. 1, к. 105. Регистрация вновь поступивших обращений осуществляется в течение трех рабочих дней. Специалисты Управления по организации работы с документами и обращениями граждан префектуры ЗелАО префектуры выполняют также запросы организаций и государственных учреждений относительно хода исполнения документов по телефонам: 957-91-41, 957-98-62, 957-98-59. Основные процедуры при работе с модулем "Служебная корреспонденция ЕАСДОУ" 1. Корреспонденция от юридических лиц/организаций в течение трех рабочих дней регистрируется специалистом Управления по организации работы с документами и обращениями граждан в модуле СК ЕАСДОУ. В качестве входных данных для первичной регистрации используются реквизиты поступившего документа, в процессе регистрации заполняются поля регистрационной карточки, каждому обращению присваивается уникальный регистрационный номер и штрих-код для дальнейшего сканирования. 2. В процессе регистрации обращения сотрудником Управления по организации работы с документами и обращениями граждан формируется проект поручения в РКК в соответствии с установленными правилами. В зависимости от тематики обращения назначается исполнитель, курирующий соответствующее направление деятельности в префектуре. Проект поручения распечатывается на бумажном носителе и передается вместе с бумажным оригиналом документа на подпись префекта. Если обращение адресовано на имя одного из заместителей префекта, поручение формируется на указанного заместителя и направляется ему на исполнение. Срок выполнения операций пп. 1, 2 - 3 рабочих дня с момента поступления письма. 3. После подписания префектом бумажный оригинал документа вместе с карточкой резолюции префекта передается на сканирование, после окончания сканирования документа его электронный образ автоматически прикрепляется к РКК документа. Срок выполнения операции - 1 (один) рабочий день. 4. Специалист Управления по организации работы с документами и обращениями граждан префектуры ЗелАО на основании резолюции префекта формирует в модуле поручение по исполнению служебной корреспонденции. При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель либо им считается лицо, указанное в резолюции первым. Поручения формируются на каждого исполнителя, указанного в резолюции префекта, при их сохранении в модуле СК происходит автоматическая рассылка поручений на адреса электронной почты исполнителей. (Специалист Управления по организации работы с документами и обращениями граждан префектуры ЗелАО подписывает поручение личной ЭЦП и передает электронным способом в адрес секретаря первого заместителя префекта, секретарей заместителя префекта или глав управ районов.) Вместе с сообщением о поручении исполнитель получает по почте ссылку на соответствующий документ, по которой он может просмотреть РКК документа и прикрепленный к ней ЭОД оригинала документа. Бумажные документы передаются секретарям ответственных исполнителей в установленном порядке. Срок выполнения операции - 1 (один) рабочий день. 5. Секретари заместителей префекта (специалисты управы) просматривают электронную почту через почтовый клиент Лотус не реже чем четыре раза в рабочий день для обработки электронных поручений. Срок выполнения операции - 1 (один) рабочий день. 6. Секретари заместителей префекта/специалисты управы формируют в модуле СК проект поручения, распечатывают проект поручения на бумажном носителе и передают комплект бумажных документов на резолюцию заместителю префекта/главе управы. Внутреннюю переписку между секретарем и специалистами префектуры/управы по подготовке проекта поручения от заместителя префекта/главы управы рекомендуется проводить с использованием средств модуля СК. Срок выполнения операций - 1 (один) рабочий день с момента поступления электронного поручения. 7. После получения секретарем заместителя префекта/специалистом управы бумажных документов с резолюцией заместителя префекта/главы управы секретарь/специалист управы при необходимости корректирует в модуле СК электронное поручение, подписывает личной ЭЦП, выбирает схему формирования уведомлений об исполнении и передает его начальнику отдела/специалисту электронным способом на исполнение секретарем заместителя префекта/специалистом управы. Срок выполнения операции - 1 рабочий день с момента поступления электронного поручения. 8. Начальники отделов/специалисты просматривают электронную почту через почтовый клиент Лотус не реже чем четыре раза в рабочий день для обработки электронных поручений. В случае поступления электронного поручения по п. 7 начальники отделов/специалисты организуют исполнение поручений. Ответственный исполнитель выполняет поручения в соответствии с указанным в поручении сроком. Соисполнители не позднее чем за пять дней до истечения срока исполнения обязаны представить ответственному исполнителю справки для обобщения. Для этого соисполнителю необходимо в карточке поручения разместить свой ответ и поставить признак "Уведомить ответственного исполнителя". Прочитав ответ, ответственный исполнитель закрывает поручение (поставив дату исполнения) или оставляет поручение на контроле в случае неудовлетворительного содержания представленного соисполнителем. За 14, 10, 5, 3, 1 день до даты контроля поручения и далее каждый день исполнители получают по электронной почте автоматически созданное уведомление об истечении срока выполнения поручения. С момента ввода в эксплуатацию механизма формирования сводных напоминаний все просроченные поручения объединяются в единое напоминание. Рассылка отдельных напоминаний при этом не производится. Внутреннюю переписку между начальниками отделов и специалистами отделов/подразделений по подготовке ответа на письмо рекомендуется проводить с использованием средств модуля СК. Срок выполнения операции с момента поступления электронного поручения начальнику отдела/специалисту - в соответствии со сроком, установленным лицом, создавшим поручение. 9. Исполнитель распечатывает подготовленный по поручению ответ на бланке префекта/заместителя префекта и передает комплект бумажных документов заместителю префекта/главе управы на утверждение лично или через секретаря. Срок выполнения операции - 1 рабочий день. 10. После утверждения ответа заместителем префекта/главой управы ответственный исполнитель (или лицо, которому поручено подготовить окончательную редакцию документа) прикрепляет электронный образ документа, утвержденного руководителем, в карточку поручения РКК, подписывает его своей электронной подписью и передает исполненное поручение электронным способом секретарю заместителя префекта (главы управы)/специалисту управы. Секретарь заместителя префекта/главы управы закрывает поручение исполнителя. Комплект бумажных документов передается в канцелярию в установленном порядке. Срок выполнения операции - 1 рабочий день. 11. Утверждение ответа у префекта выполняется в установленном порядке без использования технологии электронного документооборота. 12. После утверждения ответа префектом специалист Управления по организации работы с документами и обращениями граждан закрывает в РКК в модуле СК все поручения, выданные префектом по данному обращению. 13. В случае если префект не утвердил ответ, повторяются действия 4-11 настоящего регламента с формированием в модуле СК нового поручения. Модуль "Служебная корреспонденция" (инициативная исходящая) 14. Корреспонденция для юридических лиц/организаций в течение трех рабочих дней регистрируется специалистом Управления по организации работы с документами и обращениями граждан в модуле СК ЕАСДОУ, каждому письму присваивается уникальный регистрационный номер, письмо сканируется и прикрепляется в виде ЭОД к РКК документа. 15. При получении письма от юридических лиц/организаций, содержащего ответ на исходящую корреспонденцию префектуры, ответ в течение трех рабочих дней регистрируется специалистом Управления по организации работы с документами и обращениями граждан в модуле СК. Каждому ответу присваивается связанный с первичным исходящим документом номер, состоящий из последовательно записанного регистрационного номера исходящей корреспонденции и порядкового номера ответа. 16. В процессе регистрации ответа специалист Управления по организации работы с документами и обращениями граждан формирует проект поручения по ответу, распечатывает его на бумажном носителе и передает вместе с оригиналом документа на резолюцию префекту. После регистрации исходящего письма или ответа на него их бумажные оригиналы передаются на сканирование и прикрепляются в виде ЭОД к РКК документа. Срок выполнения операций пп. 15, 16 - 3 рабочих дня с момента поступления письма. 17. Специалист Управления по организации работы с документами и обращениями граждан на основании резолюции префекта формирует в модуле поручение по работе над ответом (в зависимости от вида корреспонденции выбирается схема формирования уведомлений об исполнении), подписывает его личной ЭЦП и передает электронным способом в адрес секретаря первого заместителя префекта, секретарей заместителя префекта или глав управ районов. Бумажные документы передаются секретарям ответственных исполнителей в установленном порядке. Срок выполнения операции - 1 (один) рабочий день. Далее работы осуществляются в соответствии с пп. 5-12 настоящего регламента. Примечание. Требование на использование ЭЦП распространяется на сотрудников, обладающих указанными средами аутентификации, и только после проведенного обучения правилам использования в ЕАСДОУ. Приложение 4 к распоряжению префекта Зеленоградского АО г. Москвы от 10 октября 2008 г. № 823-рп РЕГЛАМЕНТ ПРОМЫШЛЕННОЙ ЭКСПЛУАТАЦИИ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ "ОБРАЩЕНИЯ ЧЕРЕЗ ИНТЕРНЕТ" (ИНТЕРНЕТ И WAP-ВЕРСИИ ПОРТАЛА) 1. Настоящий регламент определяет порядок организационного, документационного и информационного обеспечения работы префектуры с обращениями граждан, поступающими через официальный сайт префектуры с использованием ИС "Обращения через Интернет" ЕАСДОУ префектуры (Интернет и WAP-версии портала). 2. Обращения граждан, поступившие через гостевую книгу официального сайта префектуры, передаются для регистрации в ИС "Обращения через Интернет" ЕАСДОУ (далее - ИС) в папку "Новые поступления" представление "Из Web". В случае если заявитель при заполнении карточки обращения сделал отметку о желании получить уведомление о готовности ответа по SMS, проводится автоматическая проверка соответствия запроса указанному заявителю. После подтверждения по SMS-каналам желания получить рассылку в карточке появляется отметка "Подтвержденный запрос SMS-уведомления". В случае отсутствия подтверждения SMS-уведомление не производится. Регистрация обращений без необходимости производить SMS-рассылку уведомления производится в установленном порядке. Каждому обращению присваивается уникальный регистрационный номер. 3. Специалист Управления по организации работы с документами и обращениями граждан формирует в ИС проект поручения по обращению и передает его электронным способом начальнику Управления организационно-методического обеспечения работы с документами и обращениями граждан. При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель либо им считается лицо указанное в резолюции первым. Срок выполнения операций пп. 1, 2 - 2 (два) рабочих дня с момента публикации обращения на сайте префектуры. 4. Начальник Управления организационно-методического обеспечения работы с документами и обращениями граждан формирует в ИС окончательный вариант электронного поручения, подписывает его личной ЭЦП и передает его электронным способом в адрес секретарей заместителя префекта или глав управ районов. Срок выполнения операции - 1 (один) рабочий день. 5. Секретари заместителей префекта (специалисты управы) просматривают электронную почту через почтовый клиент Лотус не реже чем четыре раза в рабочий день для обработки электронных обращений. В случае поступления электронного поручения по п. 3 распечатывают из ИС бумажное поручение и передают заместителю префекта/главе управы для оформления поручения. Срок выполнения операции - 1 (один) рабочий день. 6. После получения резолюции заместителя префекта секретарь заместителя префекта (специалист управы) на основании бумажного поручения формирует в ИС электронное поручение, подписывает его личной ЭЦП и передает его электронным способом исполнителю. Секретарь несет ответственность за соответствие между поручением, введенным в ИС, и поручением, подписанным заместителем префекта (главой управы). Бумажное поручение с резолюцией заместителя префекта подшивается секретарем в соответствующую папку или передается исполнителю. 7. Исполнители просматривают электронную почту через почтовый клиент Лотус не реже чем четыре раза в рабочий день для обработки электронных поручений. Ответственный исполнитель выполняет поручения в соответствии с указанным в поручении сроком. Соисполнители не позднее чем за пять дней до истечения срока исполнения обязаны представить ответственному исполнителю справки для обобщения. Для этого соисполнителю необходимо в карточке поручения разместить свой ответ и поставить признак "Уведомить ответственного исполнителя". Прочитав ответ, ответственный исполнитель закрывает поручение (поставив дату исполнения) или оставляет поручение на контроле в случае неудовлетворительного содержания представленного соисполнителем. За 14, 10, 5, 3, 1 день до даты контроля поручения и далее каждый день исполнители получают по электронной почте автоматически созданное уведомление об истечении срока выполнения поручения. С момента ввода в эксплуатацию механизма формирования сводных напоминаний все просроченные поручения объединяются в единое напоминание. Рассылка отдельных напоминаний при этом не производится. Исполнитель вводит текст ответа в электронное поручение, подписывает его личной ЭЦП и передает его электронным способом секретарю заместителя префекта (специалисту управы) для утверждения или публикует на сайте (в зависимости от поручения заместителя префекта). Если в поручении стоит признак "Уведомить ответственного исполнителя", уведомление о готовности ответа соисполнителя получает ответственный исполнитель. Закрытие поручений в этом случае производится ответственным исполнителем. В случае публикации ответов обращений с отметкой "Подтвержденный запрос SMS-уведомления" производится автоматическая передача уведомления о готовности следующего содержания: "На Ваше обращение в портале zelao.ru № ГК xxxx/xx опубликован ответ" по SMS-каналам. Запись об отправлении уведомления производится в истории изменений документа. 8. В случае наличия поручения о подготовке ответа исполнитель распечатывает ответ на бумажном носителе и передает ответ секретарю заместителя префекта (специалисту управы) для утверждения. 9. После утверждения ответа заместителем префекта (главой управы) секретарь при необходимости корректирует ответ в ИС, подписывает его личной ЭЦП и публикует ответ. Секретарь несет ответственность за соответствие между ответом, введенным в ИС, и ответом, подписанным заместителем префекта (главой управы). Процедура SMS-уведомления о готовности реализуется в соответствии с описанной в п. 6 настоящего регламента. Специалисту Управления по организации работы с документами и обращениями граждан автоматически отправляется электронное уведомление о публикации ответа на обращение. Ответ, утвержденный заместителем префекта, подшивается секретарем в соответствующую папку. После публикации ответа на обращения все поручения по данному обращению автоматически закрываются в ИС. 10. Если поручение не может быть исполнено в указанный контрольный срок и принято решение поставить исполнение обращения на дополнительный контроль, публикуется ответ о причинах задержки. При опубликовании ответа исполнитель во всплывающем контрольном окне делает отметку в опции "Поставить на доп. контроль". Отметка "Закрыть в дело" автоматически снимается. Текущее поручение закрывается. А ИС предлагает создать новое поручение с атрибутами дополнительного контроля. Исполнение такого поручения выполняется в соответствии с установленными требованиями отработки поручений. Срок выполнения операций пп. 5, 6, 7, 8, 9 - в соответствии с резолюцией первого заместителя, заместителя префекта, главы управы, но не более 14 дней. Общий срок подготовки и публикации ответа с момента публикации обращения на сайте префектуры - не более 21 дня. Примечание. Требование на использование ЭЦП распространяется на сотрудников, обладающих указанными средами аутентификации, и только после проведенного обучения правилам использования в ЕАСДОУ. Приложение 5 к распоряжению префекта Зеленоградского АО г. Москвы от 10 октября 2008 г. № 823-рп РЕГЛАМЕНТ ЭКСПЛУАТАЦИИ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ "ОДНО ОКНО" Настоящий регламент определяет порядок организационного, документационного и информационного обеспечения работы префектуры в режиме "одного окна" с использованием технологии электронного документооборота. 1. Специалист службы "одного окна" проводит прием обращения заявителя в соответствии с Регламентом организации работы органов исполнительной власти, государственных учреждений и государственных унитарных предприятий города Москвы в режиме "одного окна", утвержденным постановлением Правительства Москвы от 30.05.2006 № 352-ПП "О мерах по дальнейшему развитию и совершенствованию работы органов исполнительной власти, государственных учреждений и государственных унитарных предприятий города Москвы в режиме "одного окна". Регистрация обращения заявителя производится в ИС "Одно окно" (далее - ИС) единой автоматизированной системы документационного обеспечения управления префектуры. Если гражданин делает отметку в заявлении о желании получить уведомление о готовности документа по SMS, наличие личной подписи заявителя под отметкой об уведомлении обязательно. Обращению заявителя в ИС присваивается уникальный регистрационный номер с указанием даты поступления. Для заявлений с требованием о SMS-уведомлении в регистрационно-контрольной карточке ставится отметка "Подтвержденное SMS-уведомление", при этом в карточке заявителя поле "Телефоны - мобильный" заполняется после проверки прохождения вызова специалистом службы "одного окна" по указанному номеру в присутствии заявителя (по желанию заявителя). 2. Специалист службы "одного окна" сканирует полученные от заявителя документы с использованием технологии поточного сканирования, прикрепляет к регистрационной карточке и подписывает личной ЭЦП <*>. Оригиналы документов подшиваются в соответствующие архивные папки службы "одного окна". 3. Специалист службы "одного окна" формирует в ИС окончательный вариант электронного поручения по обращению заявителя, передает его электронным способом в адрес ответственного исполнителя префектуры и управы по компетенции (в зависимости от характера обращения) и при необходимости направляет в городские организации. Для лиц и организаций, не подключенных к ЕАСДОУ префектуры, рассылка документов проводится без использования технологии электронного документооборота в установленном соответствующими регламентами порядке. Срок выполнения операции пп. 1-3 - 1 (один) рабочий день. 4. Порядок обработки электронного поручения ответственными исполнителями префектуры, секретарями заместителей префекта, специалистами управ и городских организаций. 4.1. Ответственные исполнители префектуры просматривают электронную почту через почтовый клиент Лотус не реже чем четыре раза в рабочий день для обработки электронных поручений. В случае поступления электронного поручения организуют исполнение поручения, при необходимости заводят ответ по поручению в ИС, прикрепляют к карточке поручения файл ответа, подписывают личной ЭЦП <*> и передают электронным способом специалистам службы "одного окна". Срок выполнения операции в зависимости от испрашиваемого заявителем документа определяется регламентами подготовки, согласования и выдачи документов в режиме "одного окна", утвержденными в установленном порядке. 4.2. Секретари заместителя префекта (специалисты управ и городских организаций) просматривают электронную почту через почтовый клиент Лотус не реже чем четыре раза в рабочий день для обработки электронных обращений. В случае поступления электронного поручения распечатывают его на бумажном носителе и передают его заместителю префекта (главе управы, руководителю городской организации) для вынесения резолюции. Срок выполнения операции - 1 (один) рабочий день. После получения секретарем заместителя префекта (специалистом управы, городской организации) бумажных документов с резолюцией заместителя префекта (главы управы, руководителя городской организации) он вносит их в информационную систему "Одно окно" и передает их специалисту на исполнение в бумажном и электронном виде <**>. Срок выполнения операции - 1 (один) рабочий день. 4.3. Специалист готовит необходимые документы с ответом на бумажном носителе и передает его секретарю заместителя префекта (специалисту управы, городской организации) для утверждения заместителем префекта (главой управы). Срок выполнения операции в зависимости от испрашиваемого заявителем документа определяется регламентами подготовки, согласования и выдачи документов в режиме "одного окна", утвержденными в установленном порядке. 4.4. После утверждения пакета документов с ответом заместителем префекта (главой управы, руководителем городской организации) секретарь заместителя префекта (специалист управы, городской организации) вводит ответ в ИС, при необходимости прикрепляет к карточке поручения файлы с ответом, полученные в том числе с использованием технологии поточного сканирования, подписывает личной ЭЦП <*> и передает электронным способом специалистам службы "одного окна". Секретарь заместителя префекта (специалист управы, городской организации) несет ответственность за соответствие между информацией, подписанной его ЭЦП <*>, и документом на бумажном носителе, подписанным заместителем префекта (главой управы, руководителем городской организации) <**>. Срок выполнения операции - 1 (один) рабочий день. -------------------------------- <*> Требование на использование ЭЦП распространяется на сотрудников, обладающих указанными средами аутентификации, и только после проведенного обучения правилам использования в ЕАСДОУ. <**> Требования пунктов 4.2-4.4 выполняются в том случае, если регламент подготовки конкретного документа Единого реестра предусматривает необходимость участия в его подготовке заместителя префекта (специалиста управы, городской организации). 5. После получения запрашиваемой в соответствии с поручением информации (или подготовленного ответственным исполнителем ответа) специалист службы "одного окна" направляет отправителю электронное уведомление о получении ответа. SMS-уведомление о готовности автоматически направляется заявителю, заказавшему указанную услугу. Формат сообщения: "Документ рег. № xxxx/xx готов". Запись об отправлении уведомления производится в истории изменений документа. Приложение 6 к распоряжению префекта Зеленоградского АО г. Москвы от 10 октября 2008 г. № 823-рп РЕГЛАМЕНТ ЭКСПЛУАТАЦИИ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ "ПИСЬМА ГРАЖДАН" Настоящий регламент определяет порядок организационного, документационного и информационного обеспечения работы префектуры с официальными письмами граждан с использованием технологии электронного документооборота. 1. Письма граждан в установленном порядке регистрируются специалистом Управления по организации работы с документами и обращениями граждан в ИС "Письма граждан" ЕАСДОУ (далее - ИС), каждому письму присваивается уникальный регистрационный номер. Специалист Управления по организации работы с документами и обращениями граждан сканирует документы с использованием технологии поточного сканирования, прикрепляет к регистрационной карточке и подписывает личной ЭЦП. 2. Письма, содержащие требование уведомить о готовности ответа через SMS, регистрируют с отметкой "Подтвержденное SMS-уведомление", при этом в карточке заявителя поле "Телефоны - мобильный" должно быть заполнено на основе данных, представленных заявителем. Письмо должно содержать следующую необходимую информацию: - явно выраженное требование о SMS-уведомлении о готовности; - номер мобильного телефона заявителя; - личную подпись заявителя. На мобильный телефон заявителя после регистрации автоматически отправляется уведомление: "Ваше обращение принято. Рег. № хххххх/хх отв. Исп. ххххххххххххххх. Ориент. дата ответа хх.хх.хххх г.". Обращения, не содержащие указанные атрибуты в полном объеме, не подлежат рассылке уведомлений с использованием SMS-каналов информационного обмена. 3. Формирование проекта поручения и передача документов на резолюцию префекту выполняются в установленном порядке, без использования технологии электронного документооборота. Срок выполнения операций пп. 1, 2 - 3 (три) рабочих дня с момента поступления письма. 4. Специалист Управления по организации работы с документами и обращениями граждан на основании резолюции префекта формирует в ИС поручение по письму, подписывает его личной ЭЦП и передает его электронным способом в адрес секретаря первого заместителя префекта, секретарей заместителя префекта или глав управ районов. Бумажные документы передаются секретарям в установленном порядке. Срок выполнения операции - 1 (один) рабочий день. 5. Секретари заместителей префекта (специалисты управы) просматривают электронную почту через почтовый клиент Лотус не реже чем четыре раза в рабочий день для обработки электронных поручений. Внутреннюю переписку между секретарем и специалистами префектуры по подготовке проекта поручения от заместителя префекта/главы управы проводить с использованием средств ИС "Письма граждан". 6. Секретари заместителей префекта (специалисты управы) формируют в ИС "Письма граждан" проект поручения, распечатывают проект поручения на бумажном носителе и передают комплект бумажных документов на резолюцию заместителю префекта/главе управы. Срок выполнения операций пп. 4, 5 - 1 (один) рабочий день с момента поступления электронного поручения. 7. После получения секретарем (специалистом управы) бумажных документов с резолюцией заместителя префекта/главы управы секретарь (специалист управы) при необходимости корректирует в ИС "Письма граждан" электронное поручение, подписывает его ЭЦП и передает поручение начальнику отдела/специалисту электронным способом на исполнение. Срок выполнения операции п. 6 - 1 рабочий день с момента поступления письма в секретариат. 8. Начальники отделов/специалисты просматривают электронную почту через почтовый клиент Лотус не реже чем четыре раза в рабочий день для обработки электронных поручений. В случае поступления электронного поручения по п. 6 начальники отделов/специалисты проверяют наличие бумажных документов по письму и организуют исполнение поручений. Внутреннюю переписку между начальниками отделов и специалистами отделов/подразделений по подготовке ответа на письмо проводить с использованием средств ИС "Письма граждан". Срок выполнения операции п. 7 - 2 рабочих дня с момента поступления электронного поручения начальнику отдела/специалисту. 9. Ответственный исполнитель выполняет поручения в соответствии с указанным в поручении сроком. Соисполнители не позднее чем за пять дней до истечения срока исполнения обязаны представить ответственному исполнителю справки для обобщения. Для этого соисполнителю необходимо в карточке поручения разместить свой ответ и поставить признак "Уведомить ответственного исполнителя". Прочитав ответ, ответственный исполнитель закрывает поручение (поставив дату исполнения) или оставляет поручение на контроле в случае неудовлетворительного содержания представленного соисполнителем. Исполнитель подготавливает текст ответа в файле MS Word, прикрепляет файл с ответом в электронное поручение в ИС "Письма граждан", подписывает личной ЭЦП и передает поручение электронным способом. Запросы во внешние организации выполняются в установленном порядке. Срок выполнения операций пп. 8, 9 - в соответствии с установленным в п. 5 сроком. 10. Исполнитель распечатывает ответ на бланке префекта/заместителя префекта и передает комплект бумажных документов заместителю префекта/главе управы на утверждение лично или через секретаря. За 14, 10, 5, 3, 1 день до даты контроля поручения и далее каждый день исполнители получают по электронной почте автоматически созданное уведомление об истечении срока выполнения поручения. С момента ввода в эксплуатацию механизма формирования сводных напоминаний все просроченные поручения объединяются в единое напоминание. Рассылка отдельных напоминаний при этом не производится. Срок выполнения операции п. 10 - 1 рабочий день. 11. После утверждения ответа заместителем префекта/главой управы секретарь (специалист управы) закрывает в ИС "Письма граждан" поручение, выданное заместителем префекта исполнителю, при этом электронные документы передаются в Управление по организации работы с документами и обращениями граждан автоматически. Комплект бумажных документов передается в канцелярию в установленном порядке. Срок выполнения операции п. 11 - 1 рабочий день. 12. Утверждение ответа у префекта выполняется в установленном порядке без использования технологии электронного документооборота. После утверждения ответа префектом специалист Управления по организации работы с документами и обращениями граждан закрывает в ИС "Письма граждан" поручение, выданное префектом своему заместителю, при этом секретарь заместителя префекта/специалист управы получает автоматическое электронное уведомление о закрытии документов по письму в дело. Для документов, имеющих отметку "Подтвержденное SMS-уведомление", производится автоматическая рассылка SMS-уведомления о готовности ответа. Формат сообщения: "Ответ на Ваше обращение подготовлен". Запись об отправлении уведомления производится в истории изменений документа. 13. В случае если префект не утвердил ответ, документ возвращается на доработку с соответствующей корректировкой файла ответа в ИС "Письма граждан". Общий срок подготовки ответа устанавливается в соответствии с поручением префекта. Примечание. 1. Требование на использование ЭЦП распространяется на сотрудников, обладающих указанными средами аутентификации, и только после проведенного обучения правилам использования в ЕАСДОУ. Приложение 7 к распоряжению префекта Зеленоградского АО г. Москвы от 10 октября 2008 г. № 823-рп РЕГЛАМЕНТ ЭКСПЛУАТАЦИИ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ "РАСПОРЯЖЕНИЯ ПРЕФЕКТА" ДЛЯ ПОДГОТОВКИ ДОКУМЕНТОВ В ПОСЛЕДНЕЙ РЕДАКЦИИ С ВНЕСЕННЫМИ ИЗМЕНЕНИЯМИ Настоящий регламент определяет порядок организационного, документационного и информационного обеспечения работы префектуры по распоряжениям префекта с использованием технологии электронного документооборота. 1. После подготовки проекта распоряжения префекта ответственный за подготовку документа исполнитель рассылает через систему электронной почты Лотус электронный файл документа сотрудникам префектуры, управам районов, внешним организациям, указанным в листе согласования и подключенных к ЕАСДОУ или имеющих адрес электронной почты в адресной книге исполнителя. Согласующая сторона направляет исполнителю сообщение с замечаниями по проекту распоряжения или сообщение об отсутствии замечания, которое подписывается ЭЦП (при наличии). После проведения электронного согласования или параллельно ему проводится согласование оригинала проекта распоряжения префекта на бумажном носителе. Допускается также проведение согласования проекта распоряжения префекта только на бумажном носителе. 2. По окончании процесса согласования (в случае коллегиального обсуждения - после рассмотрения соответствующего вопроса на коллегии префекта, доработки и повторного согласования), подписания префектом Исполнитель передает оригинал на бумажном носителе через протокольный отдел на подпись префекта. В случае подготовки распоряжения префекта, уточняющего или отменяющего действие ранее изданного, Исполнитель после утверждения префектом проекта изменений готовит текст распоряжения в последней редакции в формате MS Word, подписывает его ЭЦП (при наличии) и передает в протокольный отдел по электронной почте на имя руководителя. Возможно представление на мобильных носителях (флоппи-диски, флэш-память и др.) вместе с бумажной копией. 3. Распоряжения префекта в установленном порядке регистрируются сотрудником протокольного отдела в ИС "Распоряжения префекта" ЕАСДОУ (далее - ИС), каждому распоряжению префекта присваивается уникальный регистрационный номер. Бумажная копия распоряжения сканируется сотрудником протокольного отдела, электронный образ документа прикрепляется к первичной карточке. В случае наличия распоряжения в формате MS Word в последней редакции оно прикрепляется к первичной карточке наряду с электронным образом. Руководитель из числа сотрудников префектуры, ответственный за подготовку документа или курирующий вопрос в случае, если проект распоряжения готовится сторонней организацией, регистрируется в качестве контролера. Срок выполнения операции п. 1 - 1 рабочий день. 4. Ознакомление с распоряжением префекта сотрудников, подключенных к ЕАСДОУ префектуры (сотрудники префектуры, управ районов, ГУП ДЕЗ № 3 и др.), производится с помощью автоматической рассылки по введенному списку рассылки распоряжения префекта в виде ссылки на принятый документ. При этом бумажная копия документа не рассылается. Для внешних организаций, не имеющих Лотус, но имеющих в адресной книге префектуры электронную почту, параллельно высылаются и бумажная и электронная копия принятого распоряжения префекта. Для внешних организаций, не имеющих адреса электронной почты, занесенного в адресную книгу Лотус, высылается только бумажная копия распоряжения префекта. В регистрационной карточке автоматически отдельно формируются списки электронной рассылки и списки рассылки бумажных копий принятого распоряжения префекта. Срок выполнения операции п. 2 - 1 рабочий день. 5. Исполнитель, указанный в первичной карточке (или лицо, уполномоченное исполнителем), при получении уведомления о регистрации распоряжения префекта открывает первичную карточку и с использованием механизма формирования ссылок привязывает к документу: - ранее изданные, периодические, одноименные распоряжения префекта; - ранее изданные распоряжения префекта со связанной тематикой; - распоряжения, редакцию которых уточняет или отменяет настоящее. При этом автоматически формируются двунаправленные ссылки таким образом, что из любого документа можно просмотреть развитие вопроса в историческом аспекте. Поясняющая надпись к ссылке в первичной карточке содержит наименование документа, его регистрационный номер, дату принятия, а также признак утраты актуальности. Ответственность за наличие ссылок в документе несет лицо, указанное в качестве исполнителя в первичной карточке. Если документ не должен содержать ссылки (для распоряжений по вопросам ранее не отрабатывавшимся, с новой тематикой или по иным причинам), исполнитель делает запись о причинах этого в поле "Комментарий". Срок выполнения операции п. 5 - 1 рабочий день. 6. Специалисты Контрольно-организационного управления на основании регистрации распоряжения префекта формируют в ИС поручения по пунктам распоряжения, подписывают их текст личной ЭЦП и передают электронным способом в адрес секретарей заместителя префекта (специалистов управ). Бумажная копия талона-поручения не рассылается. Поручения рассылаются после проверки в истории изменения документа отметки об ознакомлении исполнителя, указанного в первичной карточке документа (либо уполномоченного лица), и наличия ссылок на связанные документы или соответствующих записей в поле "Комментарий". Срок выполнения операции п. 6 - 1 рабочий день. 7. Секретари заместителей префекта (специалисты управ) просматривают электронную почту через почтовый клиент Лотус не реже чем четыре раза в рабочий день для обработки электронных поручений. Формируют при помощи ИС талон-отчет по пункту, распечатывают и передают его для вынесения резолюции заместителю префекта (главе управы). 8. Заместитель префекта (глава управы) выносит резолюцию и передает талон-отчет с резолюцией обратно секретарю (специалисту управы). 9. Секретарь/специалист управы на основании талона-отчета с резолюцией руководителя формирует в ИС поручение и передает его в электронном виде в адрес исполнителя. Бумажный талон-отчет с резолюцией заместителя префекта подшивается в соответствующую папку. Срок выполнения операции пп. 7, 8, 9 - 2 рабочих дня. 10. Исполнители просматривают электронную почту через почтовый клиент Лотус не реже чем четыре раза в рабочий день для обработки электронных поручений. 11. После исполнения поручения исполнитель формирует ответ и заносит его в ИС, подписывает личной ЭЦП, при необходимости прикрепляет файл с ответом и также подписывает его личной ЭЦП. Исполнитель заносит в талон-отчет ответ и передает в бумажном виде секретарю заместителя префекта (специалисту управы) для передачи заместителю префекта (главе управы) для утверждения. Срок выполнения операции п. 11 - 1 рабочий день. 12. Секретарь заместителя префекта (специалист управы) получает автоматическое электронное уведомление о подготовке исполнителем ответа, а также заполненный талон-отчет с ответом. 13. После утверждения заместителем префекта (главой управы) ответа секретарь (специалист управы) при необходимости корректирует ответ в ИС, подписывает личной ЭЦП, а также передает в КОУ электронный талон-отчет. Срок выполнения операции п. 13 - 1 рабочий день. 14. Специалист КОУ получает автоматическое электронное уведомление о готовности ответа и на основании этого закрывает в ИС назначенный исполнителю пункт. Талон-отчет на бумажном носителе подшивается в архивную папку КОУ. Исполнитель получает автоматическое электронное уведомление о закрытии назначенного ему пункта. Срок выполнения операции п. 14 - 2 рабочих дня. 15. В случае невозможности выполнения поручения по пункту в срок исполнитель пишет служебную записку на имя префекта с просьбой о переносе срока и передает ее специалистам КОУ. Электронный файл со служебной запиской подписывает личной ЭЦП и прикрепляет к карточке поручения. После вынесения резолюции префектом специалист КОУ делает соответствующие изменения в ИС и возвращает служебную записку с резолюцией префекта исполнителю. Исполнитель получает автоматическое электронное уведомление о переносе срока. Срок выполнения операции п. 15 - 3 рабочих дня. 16. После закрытия всех пунктов по распоряжению лицо, на которое возложен контроль над данным распоряжением, получает автоматическое электронное уведомление о закрытии всех пунктов по распоряжению. 17. Снятие распоряжения с контроля производится в установленном порядке с направлением автоматического электронного уведомления лицу, ответственному за подготовку распоряжения, и лицу, на которое возложен контроль над выполнением распоряжения. Приложение 8 к распоряжению префекта Зеленоградского АО г. Москвы от 10 октября 2008 г. № 823-рп РЕГЛАМЕНТ СОЗДАНИЯ СВЯЗЕЙ МЕЖДУ ДОКУМЕНТАМИ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ "РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ВЫШЕСТОЯЩИХ ОРГАНИЗАЦИЙ" И "СЛУЖЕБНАЯ КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ" Настоящий временный регламент определяет порядок организационного, документационного и информационного обеспечения работы префектуры по созданию связей между документами информационных систем "Распорядительные документы вышестоящих организаций" (РД) и "Служебная корреспонденция" (СК). Настоящий регламент распространяется только на документы, контроль над исполнением которых возложен на префекта. Исполнение регламента позволяет группировать тематически связанные документы в исторической иерархии с использованием технологии электронного документооборота. Порядок работы с входящей корреспонденцией 1. Корреспонденция от юридических лиц/организаций в течение трех рабочих дней регистрируется специалистом Управления по организации работы с документами и обращениями граждан в модуле СК ЕАСДОУ. В качестве входных данных для первичной регистрации используются реквизиты поступившего документа. В процессе регистрации заполняются поля регистрационно-контрольной карточки (РКК), каждому обращению присваивается уникальный регистрационный номер и штрих-код для дальнейшего сканирования. Срок выполнения операций пп. 1 - 3 рабочих дня с момента поступления письма. 2. После подписания префектом бумажный оригинал документа вместе с карточкой резолюции префекта передается на сканирование, после окончания сканирования документа его электронный образ автоматически прикрепляется к РКК документа. Срок выполнения операции - 1 (один) рабочий день. 3. Специалист Управления по организации работы с документами и обращениями граждан префектуры на основании резолюции префекта формирует в модуле поручение по исполнению служебной корреспонденции. При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель либо им считается лицо, указанное в резолюции первым. Специалистом Управления по организации работы с документами и обращениями граждан префектуры выбирается схема формирования уведомлений об исполнении. Поручения формируются на каждого исполнителя, указанного в резолюции префекта, при их сохранении в модуле СК происходит автоматическая рассылка поручений на адреса электронной почты исполнителей. (Специалист Управления по организации работы с документами и обращениями граждан префектуры подписывает поручение личной ЭЦП (при наличии) и передает электронным способом в адрес.) Вместе с сообщением о поручении исполнитель получает по почте ссылку на соответствующий документ, по которой он может просмотреть РКК документа и прикрепленный к ней электронный образ документа (ЭОД). Бумажные документы передаются секретарям ответственных исполнителей в установленном порядке. Срок выполнения операции - 1 (один) рабочий день. 4. В том случае, если служебная корреспонденция содержит атрибуты, позволяющие отнести ее к документам во исполнение распорядительных документов, контроль над которыми возложен на префекта, ответственный исполнитель помимо поручений на исполнение создает поручение на имя руководителя Контрольно-организационного управления (КОУ) для его уведомления. При этом система документооборота должна быть настроена таким образом, чтобы уведомление о поручении руководителю КОУ получал также сотрудник управления, отвечающий за ведение документов, контролируемых лично префектом. Срок выполнения операции - 1 (один) рабочий день. 5. Сотрудник КОУ просматривает электронную почту через почтовый клиент Лотус не реже чем четыре раза в рабочий день для обработки электронных поручений. 6. Сотрудник КОУ знакомится с содержанием служебной корреспонденции и принимает решение о создании связи с ранее изданным распорядительным документом в том случае: - если корреспонденция содержит прямую ссылку на распорядительный документ; - если его содержание тематически связано с ранее изданным распорядительным документом. ------------------------------------------------------------------ --> примечание. Нумерация пунктов дана в соответствии с официальным текстом документа. ------------------------------------------------------------------ 6. Сотрудник КОУ раскрывает РКК документа служебной корреспонденции и нажимает кнопку "Добавить ссылку". Выбирает источник документов (модуль "Распорядительные документы вышестоящих организаций") во всплывающем меню и раскрывает окно источника. Находит документ, тематически связанный с корреспонденцией, и, выделив его, создает двунаправленную ссылку. При этом в карточке распорядительного документа возникает кнопка с указанной ссылкой, а в поле "Комментарий" появляется запись, содержащая входящий номер служебной корреспонденции, дату регистрации и информацию об организации, выславшей корреспонденцию. В карточке регистрации служебной корреспонденции в поле "Комментарий" автоматически появляется запись, содержащая номер распорядительного документа и дату его принятия, а также кнопка со ссылкой на него. В случае необходимости сотрудник КОУ дополняет автоматически сформированную запись в поле "Комментарий" краткой информацией по связанному документу (длина дополнения не должна превышать 128 символов). При наличии нескольких связанных документов процедура повторяется для каждого из них. При этом в поле "Комментарий" формируются последовательные записи по всем связанным документам, а в РКК возникают кнопки ссылок в порядке их создания. Срок выполнения операции пп. 5, 6, 7 - 1 (один) рабочий день. Порядок работы с инициативной исходящей корреспонденцией 7. Корреспонденция для юридических лиц/организаций в течение трех рабочих дней регистрируется специалистом Управления по организации работы с документами и обращениями граждан в модуле СК ЕАСДОУ, каждому письму присваивается уникальный регистрационный номер. При регистрации автоматически формируется уведомление лицу, готовившему исходящую корреспонденцию. 8. Лицо, готовившее исходящую корреспонденцию, после ее регистрации в том случае, если служебная корреспонденция содержит атрибуты, позволяющие отнести ее к документам во исполнение распорядительных документов, контроль над которыми возложен на префекта, создает поручение на имя руководителя КОУ. Далее работы осуществляются в соответствии с пп. 5-7 настоящего регламента. 9. При получении письма от юридических лиц/организаций, содержащего ответ на исходящую корреспонденцию префектуры, ответ в течение трех рабочих дней регистрируется специалистом Управления по организации работы с документами и обращениями граждан в модуле СК. Каждому ответу присваивается связанный с первичным исходящим документом номер, состоящий из последовательно записанного регистрационного номера исходящей корреспонденции и порядкового номера ответа. 10. В процессе регистрации входящего ответа специалист Управления по организации работы с документами и обращениями граждан формирует проект поручения по ответу, распечатывает его на бумажном носителе и передает вместе с оригиналом документа на резолюцию префекту. После регистрации исходящего письма или ответа на него их бумажные оригиналы передаются на сканирование и прикрепляются в виде ЭОД к РКК документа. Срок выполнения операций пп. 14, 15 - 3 рабочих дня с момента поступления письма. 11. Специалист Управления по организации работы с документами и обращениями граждан на основании резолюции префекта формирует в модуле поручение по работе над ответом (в зависимости от вида корреспонденции выбирается схема формирования уведомлений об исполнении), подписывает его личной ЭЦП (при наличии) и передает электронным способом. Бумажные документы передаются секретарям ответственных исполнителей в установленном порядке. 12. В том случае, если служебная корреспонденция содержит атрибуты, позволяющие отнести ее к документам во исполнение распорядительных документов, контроль над которыми возложен на префекта, ответственный исполнитель помимо поручений на исполнение создает поручение на имя руководителя КОУ для его уведомления. Далее работы осуществляются в соответствии с пп. 5-7 настоящего регламента. Срок выполнения операции - 1 (один) рабочий день. Порядок работы исполнителя 13. В случае необходимости ознакомиться с перепиской по вопросу исполнения распорядительного документа сотрудник префектуры просматривает таблицу в поле "Комментарий" документа и, выбрав требуемый документ, нажимает соответствующую кнопку ссылки для перехода в его РКК для изучения оригинала. Форма отчета по связанным документам 14. Отчет формируется на заданный период по первичным, повторным, вторичным документам и ответам в модуле РД. 15. Информация выводится в формате MS Excel в виде таблицы следующего вида. ИСТОРИЯ ПЕРЕПИСКИ ПО ИСПОЛНЕНИЮ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ, КОНТРОЛЬ НАД ИСПОЛНЕНИЕМ КОТОРЫХ ВОЗЛОЖЕН НА ПРЕФЕКТА -------T---------------T----------T------------T------------T-------------¬ ¦Рег. N¦Вид ¦Рег. № ¦Дата ¦Наименование¦Примечание ¦ ¦РД ¦корреспонденции¦связанного¦регистрации ¦организации ¦(текст, ¦ ¦от. ¦ ¦документа ¦связанного ¦(источник/ ¦внесенный ¦ ¦ ¦ ¦ ¦документа ¦получатель) ¦сотрудником ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦связанного ¦КОУ вручную ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦документа ¦в поле ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦"Комментарий"¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦модуля РД) ¦ +------+---------------+----------+------------+------------+-------------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ L------+---------------+----------+------------+------------+-------------- Приложение 9 к распоряжению префекта Зеленоградского АО г. Москвы от 10 октября 2008 г. № 823-рп ВРЕМЕННЫЙ РЕГЛАМЕНТ ОПЫТНОЙ ЭКСПЛУАТАЦИИ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ ОБРАБОТКИ SMS/MMS-ОБРАЩЕНИЙ В ПРЕФЕКТУРУ Настоящий временный регламент определяет порядок организационного, документационного и информационного обеспечения работы префектуры с обращениями граждан, поступающими через SMS/MMS-каналы связи с использованием ИС "SMS/MMS-обращения" ЕАСДОУ префектуры. Настоящий регламент действует до момента выхода распоряжения префекта о передаче ИС "SMS/MMS-обращения" на базе Лотус в промышленную эксплуатацию и утверждения постоянного регламента эксплуатации ИС "SMS/MMS-обращения" в составе ЕАСДОУ префектуры. 1. Обращения граждан, поступившие с использованием SMS/MMS-каналов информационного обмена, в установленном порядке регистрируются специалистом Управления по организации работы с документами и обращениями граждан в ИС "SMS/MMS-обращения" ЕАСДОУ (далее - ИС), каждому обращению присваивается уникальный регистрационный номер. 2. Специалист Управления по организации работы с документами и обращениями граждан формирует в ИС проект поручения по обращению и передает его электронным способом начальнику Управления. При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель либо им считается лицо, указанное в резолюции первым. Срок выполнения операций пп. 1, 2 - 2 (два) рабочих дня с момента публикации обращения на сайте префектуры. 3. Начальник Управления формирует в ИС окончательный вариант электронного поручения, подписывает его личной ЭЦП и передает его электронным способом в адрес первого заместителя префекта, секретарей заместителя префекта или глав управ районов. Срок выполнения операции - 1 (один) рабочий день. 4. Секретари заместителей префекта (специалисты управы) просматривают электронную почту через почтовый клиент Лотус не реже чем четыре раза в рабочий день для обработки электронных обращений. В случае поступления электронного поручения по п. 3 распечатывают из ИС бумажное поручение и передают заместителю префекта/главе управы для оформления поручения. Срок выполнения операции - 1 (один) рабочий день. 5. После получения резолюции заместителя префекта секретарь заместителя префекта (специалист управы) на основании бумажного поручения формирует в ИС электронное поручение, подписывает его личной ЭЦП и передает его электронным способом исполнителю. Секретарь несет ответственность за соответствие между поручением, введенным в ИС, и поручением, подписанным заместителем префекта (главой управы). Бумажное поручение с резолюцией заместителя префекта подшивается секретарем в соответствующую папку. 6. Исполнители просматривают электронную почту через почтовый клиент Лотус не реже чем четыре раза в рабочий день для обработки электронных поручений. Ответственный исполнитель выполняет поручение в соответствии с контрольным сроком. Соисполнители не позднее чем за пять дней до истечения срока исполнения обязаны представить ответственному исполнителю справки для обобщения. Для этого соисполнителю необходимо в карточке поручения разместить свой ответ и поставить признак "Уведомить ответственного исполнителя". Прочитав ответ, ответственный исполнитель закрывает поручение (поставив дату исполнения) или оставляет поручение на контроле в случае неудовлетворительного содержания представленного соисполнителем. За 14, 10, 5, 3, 1 день до даты контроля поручения и далее каждый день исполнители получают по электронной почте автоматически созданное уведомление об истечении срока выполнения поручения. С момента ввода в эксплуатацию механизма формирования сводных напоминаний все просроченные поручения объединяются в единое напоминание. Рассылка отдельных напоминаний при этом не производится. Исполнитель вводит текст ответа в электронное поручение (длина сообщения не должна превышать 210 символов), подписывает его личной ЭЦП и передает его электронным способом секретарю заместителя префекта (специалисту управы) для утверждения или публикует (в зависимости от поручения заместителя префекта). Если в поручении стоит признак "Уведомить ответственного исполнителя", уведомление о готовности ответа соисполнителя получает ответственный исполнитель. Закрытие поручений соисполнителям в этом случае производится ответственным исполнителем. 7. В случае наличия поручения о подготовке ответа исполнитель распечатывает ответ на бумажном носителе (длина сообщения не должна превышать 120 символов) и передает ответ секретарю заместителя префекта (специалисту управы) для утверждения. 8. После утверждения ответа заместителем префекта (главой управы) секретарь при необходимости корректирует ответ в ИС, подписывает его личной ЭЦП и публикует ответ. Секретарь несет ответственность за соответствие между ответом, введенным в ИС, и ответом, подписанным заместителем префекта (главой управы). Специалисту управления по работе с обращениями граждан автоматически отправляется электронное уведомление о публикации ответа на обращение. Ответ, утвержденный заместителем префекта, подшивается секретарем в соответствующую папку. После публикации ответа на обращения все поручения по данному обращению автоматически закрываются в ИС. 9. Если поручение не может быть исполнено в указанный контрольный срок и принято решение поставить исполнение обращения на дополнительный контроль, публикуется ответ о причинах задержки. При опубликовании исполнитель во всплывающем контрольном окне делает отметку в опции "Поставить на доп. контроль". Отметка "Закрыть в дело" автоматически снимается. Текущее поручение закрывается. А ИС предлагает создать новое поручение с атрибутами дополнительного контроля. Исполнение такого поручения выполнятся в соответствии с установленными требованиями отработки поручений. Срок выполнения операций пп. 5, 6, 7, 8 - в соответствии заместителя префекта, главы управы, но не более 14 дней. Общий срок подготовки и публикации ответа с момента подачи обращения - не более 21 дня. Приложение 10 к распоряжению префекта Зеленоградского АО г. Москвы от 10 октября 2008 г. № 823-рп ВРЕМЕННЫЙ РЕГЛАМЕНТ ПОТОКОВОГО СКАНИРОВАНИЯ ВХОДЯЩЕЙ И ИСХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ ПРЕФЕКТУРЫ 1. Общие положения 1.1. Настоящий регламент определяет порядок обработки входящей и исходящей корреспонденции с использованием технологии "поточного сканирования документов" в рамках Единой автоматизированной системы документационного обеспечения управления (ЕАСДОУ) Зеленоградского АО г. Москвы. 1.2. Сканирование документа осуществляется тем подразделением, где осуществлялась регистрация. Если в подразделении отсутствует техническая возможность создания электронной копии документа и ее распознавания, документ, подготовленный для копирования, в течение рабочего дня передается сотруднику, назначенному заместителем префекта для обработки исходящей корреспонденции в соответствии с утвержденным распределением ответственности. 1.3. Ответственность за организацию делопроизводства и соблюдение порядка работы с документами в самостоятельных структурных подразделениях (далее - подразделения) несут соответствующие руководители и их референты (в приемных заместителей префекта Зеленоградского АО г. Москвы). 1.4. Регистрация документов, фиксация этапов их обработки, контроль и проверка исполнения поручений по ним производятся с обязательным использованием автоматизированной системы делопроизводства и контроля исполнения. 1.5. Последовательность действий при "поточной" обработке документов: - специалист, ответственный за регистрацию входящей и исходящей корреспонденции, осуществляет регистрацию; - специалист, ответственный за регистрацию входящей и исходящей корреспонденции, формирует проект поручения и распечатывает контрольный талон; - специалист, ответственный за регистрацию входящей и исходящей корреспонденции, ставит отметку о продлении срока и постановки на дополнительный контроль в карточке поручения; - специалист, ответственный за регистрацию входящей и исходящей корреспонденции, производит наклейку штрих-кода (допускается печать штрих-кода на первой странице исходящего документа); - оператор сканирования осуществляет сканирование и распознавание письма и прикрепление текстового и графического файла к регистрационной карточке письма; - специалист, ответственный за регистрацию входящей и исходящей корреспонденции, производит закрытие даты исполнения в электронной карточке; - специалист, ответственный за регистрацию входящей и исходящей корреспонденции, отправляет ответ корреспонденту. 1.6. Ответственность за обеспечение работоспособности систем в процессе их информационного взаимодействия возлагается на эксплуатирующую организацию: - технологическое администрирование рабочих мест; - обеспечение работоспособности прикладного программного обеспечения на серверах и рабочих станциях. 2. Порядок работы Ежедневный запуск программного комплекса AIDIS осуществляет оператор станции сканирования. Он же производит сканирование документов и осуществляет закрытие программного комплекса AIDIS на своем компьютере в конце рабочего дня. 3. Порядок подготовки и оформления входящей и исходящей корреспонденции. Должностные обязанности сотрудников, задействованных в процессе обработки этих документов 3.1. Маркировка документов, подлежащих регистрации и сканированию. Перед началом регистрации документы, подлежащие сканированию, проходят предварительную обработку: сотрудник, ответственный за регистрацию входящей и исходящей корреспонденции, наклеивает на первую страницу документа уникальный штрих-код (возможен ввод штрих-кода программными средствами ЕАСДОУ с последующей распечаткой на первой странице документа). Штрих-код рекомендуется наклеивать в правый нижний угол цифрами вниз. Этот номер используется для связи полученного из бумажного документа электронного образа и регистрационной карточки в базе данных DIS:class, соответствующей этому документу. 3.2. Регистрация документов. Регистрация документов производится в автоматизированной системе делопроизводства DIS:class в соответствии с установленным в префектуре Зеленоградского АО г. Москвы порядком. При этом при регистрации документа, подлежащего последующему сканированию, сотруднику, ответственному за регистрацию входящей и исходящей корреспонденции, необходимо заполнить поле "Штрих-код" в регистрационной карточке первичного/повторного/вторичного документа, поручения, ответа. Внесение штрих-кода в регистрационную карточку документа осуществляется с помощью сканера штрих-кода или программными средствами ЕАСДОУ. При генерации штрих-кода из шаблона ЕАСДОУ соответствующее поле карточки заполняется автоматически. Для ручного ввода сотруднику, ответственному за регистрацию входящей и исходящей корреспонденции, необходимо открыть регистрационную карточку, поставить курсор в поле "Штрих-код" и активизировать сканер. Затем карточку следует сохранить и закрыть. 3.3. Сканирование и распознавание документов. Маркированные штрих-кодом, зарегистрированные документы передаются на сканирование/распознавание программным комплексом AIDIS. Порядок сканирования/распознавания следующий: 1. В начале рабочего дня (или перед началом сканирования первой пачки документов) пользователь, ответственный за сканирование документов, должен выполнить запуск программного комплекса AIDIS. 2. Пачку документов необходимо положить в сканер изображением и штрих-кодом вниз. 3. Далее необходимо нажать на кнопку "Scan" (сканировать), затем на кнопку "Регистрация". 4. В конце рабочего дня пользователь, ответственный за сканирование документов, должен закрыть программный комплекс AIDIS, а именно ПО "Станция сканирования" и ПО "Станция распознавания". Примечание. В том случае, если в процессе распознавания в окне "Станции распознавания" появится сообщение "Возврат выполненного задания", это означает, что сканирование выполнено некорректно. 3.4. Внесение отсканированного документа в регистрационную карточку в автоматизированной системе делопроизводства DIS:class. После осуществления сканирования документов оператор сканирования AIDIS должен импортировать полученные электронные оригиналы документов в соответствующие регистрационные карточки автоматизированной системы делопроизводства DIS:class. Это осуществляется в соответствии со штрих-кодом на документе по нажатии на кнопку "Импорт оригиналов", находящуюся во всех БД DIS:class в панели активных кнопок. В итоге к регистрационной карточке автоматически прикрепляется многостраничное изображение документа в формате TIF и структурированный документ в формате RTF. Приложение 11 к распоряжению префекта Зеленоградского АО г. Москвы от 10 октября 2008 г. № 823-рп ГРАФИК ОБУЧЕНИЯ СОТРУДНИКОВ ПРЕФЕКТУРЫ, УПРАВ РАЙОНОВ, ПОДКЛЮЧЕННЫХ К ЕАСДОУ, ЭЛЕКТРОННОЙ ОБРАБОТКЕ ДОКУМЕНТОВ В МОДУЛЕ "СЛУЖЕБНАЯ КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ" -----------------------------T----------------------¬ ¦Наименование подразделения ¦Дата и время обучения ¦ +----------------------------+----------------------+ ¦Отдел префекта (место ¦Обучение 10-11 ноября ¦ ¦обучения - комн. 322) ¦2008 года (время ¦ ¦ ¦по согласованию) ¦ +----------------------------+----------------------+ ¦Управление жилищно- ¦Обучение 11 ноября ¦ ¦коммунального хозяйства ¦2008 года в 17.00 ¦ ¦и благоустройства (место ¦ ¦ ¦обучения - комн. 428) ¦ ¦ +----------------------------+----------------------+ ¦Отдел науки и промышленной ¦Обучение 12 ноября ¦ ¦политики (место обучения - ¦2008 года в 17.00 ¦ ¦комн. 422) ¦ ¦ +----------------------------+----------------------+ ¦Контрольно-организационное ¦Обучение 12 ноября ¦ ¦управление (место обучения -¦2008 года в 15.00 ¦ ¦комн. 311) ¦ ¦ +----------------------------+----------------------+ ¦Отдел по координации ¦Обучение 13 ноября ¦ ¦деятельности ¦2008 года в 15.00 ¦ ¦правоохранительных органов ¦ ¦ ¦(место обучения - комн. 419)¦ ¦ +----------------------------+----------------------+ ¦Отдел по организации ¦Обучение 13-14 ноября ¦ ¦и проведению торгов, ¦2008 года в 16.00 ¦ ¦развитию предпринимательства¦ ¦ ¦и инвестиционной ¦ ¦ ¦деятельности (место обучения¦ ¦ ¦- комн. 416) ¦ ¦ +----------------------------+----------------------+ ¦Управление развития ¦Обучение 17 ноября ¦ ¦социальной сферы (место ¦2008 года в 15.00 ¦ ¦обучения - комн. 401) ¦ ¦ +----------------------------+----------------------+ ¦Управление строительства, ¦Обучение - 17 ноября ¦ ¦транспорта ¦2008 года в 15.00 ¦ ¦и землепользования (место ¦ ¦ ¦обучения - по согласованию) ¦ ¦ +----------------------------+----------------------+ ¦Управление экономики ¦Обучение 18 ноября ¦ ¦и перспективного развития ¦2008 года в 16.00 ¦ ¦(место обучения - комн. 321)¦ ¦ +----------------------------+----------------------+ ¦Управление государственной ¦Обучение 18 ноября ¦ ¦службы и кадров (место ¦2008 года в 15.00 ¦ ¦обучения - комн. 321) ¦ ¦ +----------------------------+----------------------+ ¦Управление потребительского ¦Обучение 19 ноября ¦ ¦рынка и услуг (место ¦2008 года в 16.00 ¦ ¦обучения - комн. 314) ¦ ¦ +----------------------------+----------------------+ ¦Юридический отдел (место ¦Обучение 19 ноября ¦ ¦обучения - комн. 305) ¦2008 года в 17.00 ¦ +----------------------------+----------------------+ ¦Отдел физкультуры и спорта ¦Обучение 19 ноября ¦ ¦(место обучения - комн. 305)¦2008 года в 17.00 ¦ +----------------------------+----------------------+ ¦Управление по организации ¦Время обучения ¦ ¦работы с документами ¦по согласованию ¦ ¦и обращениями граждан (место¦ ¦ ¦обучения - по согласованию) ¦ ¦ +----------------------------+----------------------+ ¦Протокольный отдел (место ¦Обучение 19 ноября ¦ ¦обучения - комн. 317) ¦2008 года в 16.00 ¦ +----------------------------+----------------------+ ¦Управление финансирования, ¦Обучение 20 ноября ¦ ¦бухгалтерского учета ¦2008 года в 16.00 ¦ ¦и отчетности (место обучения¦ ¦ ¦- комн. 307) ¦ ¦ +----------------------------+----------------------+ ¦Отдел службы "одного окна" ¦Обучение 20 ноября ¦ ¦и информатизации развития ¦2008 года в 15.00 ¦ ¦(место обучения - комн. 417)¦ ¦ +----------------------------+----------------------+ ¦Общее обучение в к. 317 ¦По согласованию ¦ L----------------------------+----------------------- ------------------------------------------------------------------ -------------------- Автор сайта - Сергей Комаров, scomm@mail.ru